Heemkring Oostkamp hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Heemkring Oostkamp houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016. (GDPR)

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Heemkring Oostkamp is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Heemkring Oostkamp
p/a Walstraat 45
8020 Oostkamp

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Heemkring Oostkamp verwerkt ten behoeve van de uitvoering van onze missie:

Heemkring Oostkamp is een vereniging die heemkunde en aandacht voor lokale en regionale geschiedenis in Oostkamp en Waardamme stimuleert, promoot, cultiveert, uitdiept en zichtbaar maakt en die ondersteuning en begeleiding biedt  aan ieder geïnteresseerde. Heemkring Oostkamp probeert dit te bereiken daar het verzamelen, bewaren, conserveren en ontsluiten van gegevens, documenten en voorwerpen uit Oostkamp en omstreken. Heemkring Oostkamp profileert zich eveneens binnen verschillende Oostkampse adviesraden en stimuleert mensen om cultuur en erfgoed duurzaam te hanteren.

Om de missie tot uitvoering te brengen worden de persoonsgegevens verzameld en verwerkt voor volgende doeleinden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Heemkring Oostkamp;
• het versturen van uitnodigingen en publicaties zoals o.a Nieuwsbrief;
• het in kennis stellen van initiatieven uit de regio die bijdragen tot de kennis van de lokale geschiedenis.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• persoonlijke identiteitsgegevens: (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, foto).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Er kunnen foto- of camerabeelden genomen worden als u deelneemt aan onze activiteiten. Indien u niet gefotografeerd of gefilmd wil worden dient u ons dit schriftelijk mee te delen voor de aanvang van een activiteit. De verworven beelden worden enkel in het kader van promotie en communicatie van de werking van Heemkring Oostkamp verwerkt. De verworven beelden worden nooit zonder voorafgaande toestemming aan derde partijen verstrekt.

De verwerking van de persoonsgegevens door Heemkring Oostkamp gebeurt op basis van volgende wettelijke basis:

• om een contract met u uit te voeren dat afgesloten wordt met wederzijdse toestemming;
• voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Heemkring Oostkamp, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen;
• in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan op elk moment in overeenstemming met de wet ingetrokken worden;
• in het kader van het algemeen belang, in overeenstemming met art. 89, met oog op het bewaren, ontsluiten… van persoonsgegevens vanuit een waarde voor het ‘algemeen belang’.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:

• het verzorgen van ICT-infrastructuur;
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, uitnodigingen en publicaties.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn

Heemkring Oostkamp bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven voor het algemeen belang worden niet langer dan 5 jaar bewaard.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens Heemkring Oostkamp van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.  Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen  aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Foto’s tijdens activiteiten

Voor toekomstige communicatie (bv. nieuwsbrief, website, sociale media) maakt HKO foto’s tijdens haar activiteiten. Als u niet gefotografeerd wil worden of niet wil dat u herkenbaar in beeld komt in toekomstige communicatie van HKO, vragen we u om dit bij aanvang van de activiteit te melden aan een van de aanwezige bestuursleden. U mag ten allen tijde vragen om een foto waarop u bent afgebeeld te verwijderen van onze website of sociale mediaprofielen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Heemkring Oostkamp kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we in dat geval een aankondiging doen op onze website.